수집(Collect)-처리(Process)-정리(Organize)-검토(Review)-실행(Do)
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1 수집(Collect)
그냥 아무 생각없이 모으는 것이다. 말그대로 모든 열린고리를 수집하는 것이다.
분류는 처리(Process)에서 행한다. 지금은 보통 수집하면서 처리 하게 된다. :(
업무시 가장 필요한 것이 이메일에 대한 링크를 생성하는 것인데 현재 불가하다. 대체방안으로 메일 제목과 시간을 적어놓고 필요시 검색해서 본다. URL은 브라우저가 열어주는데 방법이 없는 것일까?
그외 remember mode(C-c r)를 사용해서 journal, daily, todo, book, private, contact를 사용하고 있지만 주로 j, d, t를 사용한다.
daily의 경우 일종의 review성으로 사용 중인데 todo와는 미묘하게 겹치는 느낌인데 어찌 정리 할 수가 없다.
2 처리(Process)
처리는 GTD의 가장 중요한 과정이다. 수집함에 모여진 것들을 하나씩 처리한다. 지켜야 할 원칙은 1) 위에서부터 한 번에 하나씩, 2) 수집함에서 꺼낸 것은 다시 집어넣지 않는다.
처리단계에서 가장 먼저 묻는 질문은 "이게 뭔가?" "뭔가 실행할 꺼리가 있는가?". 실행할 거리가 없다면 1)버린다 2) 참고항목으로 철해둔다 3) 아직은 때가 아니고 성숙(Incubation)시켜야 할 경우 Someday/Maybe로 보낸다.
뭔가 할 거리가 있는 경우, 바로 다음에 "실제적으로" 해야할 일이 무엇인가를 생각한다. 만약 하나 이상의 행동을 필요로 한다면 프로젝트로 등록한다.
다음행동이 2분내에 처리할 수 있다면 바로 해버리고 그렇지 않다면 그 일이 내가 할일인가 묻고, 아니면 가차없이 다른 사람에게 위임한다. 그렇지 않다면 특정한 날이나 시간에 해야하는 행동이면 달력으로 아니면 다음 행동 목록(Next Action List)에 기록한다. 즉 todo.org의 Inbox에서 적당한 Category로 옮긴다.
이게 가장 어렵더라. 보통 수집하면서 바로 처리를 하는 습관인지라. 만약 이메일에 회의시간이 날라오면 원칙으로는 해당 링크를 Inbox에 넣어야 하지만 달력 또는 todo Appointment에 적게 된다. 이게 나쁜지는 아직 잘 모르겠다. 그 외에 처리해야 할 일도 바로 적당한 Category로 나누어져 들어 가게 된다. 즉 수집과 처리의 경계가 현재는 애매모호한 상태인다. 적절한 Category로 가지 못하는 것들만 Inbox에 남게 된다.
글을 읽고 Somday/Maybe와 Reference Category를 추가했다. Reference도 현재 용도를 잘 모르겠다.
3 정리(Organize)
어떤 행동들은 처리단계에서 정리가 마치어진다. 달력에 기록하는 것이나 Somday/Maybe가 그렇다. 하지만 보통의 경우 정리안된 많은 항목들이 남게 된다. 이를 적절히 분류하고 리마인더를 설정한다. OrgMode에서 Scheduling이나 Deadline을 기록한다.
다음행동목록을 분류할 때의 요렁은 나중에 실행하기 쉽게 하는 것이다. 목표를 이렇게 말할 수 있다. 실행단계에서 목록을 보고 "아무 생각 없이"선택해서 수행되면 되도록 만드는 것이다. 이를 위해 일/가족/친구등의 역할에 따른 분류가 아닌 @Computer / @집 / @메일 / @전화 / @Online등으로 상황에 따른 분류를 한다. 이게 왜 효과적인지 실행단계의 설명을 보면 수긍하게 될 것이다.
4 검토(Review)
적어놓고 잊어버리면 아무 소용이 없다. 주기적으로 검토를 한다. 틈나는대로 검토를 한다.
데이비드 알렌은 주간검토(Weekly Review)를 제안한다. 금요일 오후 점심 먹고 나서 하는 것을 권장한다. 일주일의 기억이 남아있으면서, 또 처리 못한 것이 있으면 남은 몇시간내에 처리할 수 있으니까. 검토라고 부르지만 사실 이 시간은 수집-처리-정리-검토의 네단계를 다 수행한다. 처음 하는 대규모의 수집 이후에 일주일에 한번씩 하는 소규모 수집이라 할수 있다.
5 실행(Do)
검토까지 다 거치고 나면 이제 실행하면 된다. 그럼 무슨 일을 할까? 달력에 있는 (그날 혹은 그 시간에 꼭 해야 하는)항목이 가장 우선권이 있다. 그리고 나서 다음행록목록을 본다. 무엇을 할까 선택하는 기준이 재미 있다.
- 처리할 수 있는 상황인가? 집에가서 해야할 일을 회사에서 할 수는 업다. 운전중이라면 전화 정도는 걸 수 있다. 그래서 상황을 먼저 봐야 한다.
- 시간은 충분한가? 10분 뒤에 회의가 시작된다면 그 안에 처리할 수 있는 일밖에 못한다.
- 힘은 있나? 피곤해 죽겠는데 장기 계획을 수립할 수는 없다. 현재 남아있는 기력으로 할 수 있는 일을 고른다.
- 무엇이 가장 중요한가? 우선 순위는 맨 마지막에 나온다.
6 결론
수집->처리->정리->검토->실행은 작업처리에 대한 철학일 뿐이다. 구축된 시스템에 따라 여러 단계가 동시에 처리 될 수 있다.
OrgMode의 경우 수집 후 처리와 정리 단계가 동시에 될 수 있다. 또 수집, 처리, 정리가 동시에 될 수도 있다. 일반적인 경우 수집->처리->정리 즉 remember mode에서 todo.org의 Inbox로 들어가고 처리와 정리 즉 해당 범주 영역으로 들어간 뒤 Scheduling이 된다.
가장 중요한 것은 머리속에 든 것이나 새로 발생한 일이나 미완된 연결고리를 시스템에 모두 집어 넣고 주기적으로 검토해서 실행가능하면 된다.
Date: 2008/09/11 오후 2:16:59